Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah suatu jabatan yang dapat kita jumpai di setiap perusahaan dan di setiap instansi pemerintah maupun swasta. Pada gambaran umumnya seorang sekretaris adalah seorang wanita yang memiliki penampilan yang menarik dan memiliki keahlian yang handal dan pengetahuan yang luas untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Menjadi sekretaris yang berguna dan bermanfaat dalam menjalankan tugas sehari-hari adalah idaman bagi setiap sekretaris. Dengan memiliki pengetahuan, wawasan yang luas, pandangan jauh dan pemikiran mendalam dapat mendukung pelaksanaan pekerjaan dengan baik.

            Seorang sekretaris tak ubahnya merupakan tangan kanan seorang pimpinan dalam hal pekerjaan dan menjaga kerahasiaan pimpinan perusahaan. Kesuksesan seorang sekretaris dalam suatu kantor tidak hanya tergantung kepada kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugas kantor saja, tetapi juga tergantung kepada sikap yang di bawakan dalam melaksanakan tugas-tugas kantor tersebut. Sebab seorang sekretaris harus siap dan mampu membantu keinginan pimpinanya dalam meringankan beban dan memecahkan persoalan yang dihadapi pimpinan untuk kepentingan perusahaan.

            Dapat dikatakan bahwa sekretaris merupakan pembantu pimpinan dalam memulai dan menjalankan suatu pekerjaan serta dapat membantu pimpinan untuk mengatasi dan memecahkan kesulitan, memberikan semangat kerja pada pimpinan, menyederhanakan cara menyelesaikan pekerjaan serta mempercepat proses pekerjaan sehingga hasil yang diharapkan dapat tercapai dengan baik dan sempurna.

            Kelancaran tugas seorang pimpinan tidak terlepas dari bantuan seorang sekretaris. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas seorang pimpinan maka seorang pemimpin harus memiliki seorang sekretaris terutama seorang sekretaris yang professional, terampil dan mampu mengetahui dengan cepat dan tepat tugas-tugasnya dan tugas-tugas pimpinanya.

            Demikian berperannya seorang sekretaris dalam aktivitas kantor, maka perusahaan menginginkan sekretarisnya memiliki kemampuan terhadap tugas sekretaris yang maksimal, kemampuan berkomunikasi, memiliki sikap dan perilaku yang dapat meningkatkan citra perusahaan serta menjaga penampilannya, karena seorang sekretaris harus selalu sadar bahwa dirinya menjadi pusat perhatian, sehingga dalam segala sikap baik itu merupakan sikap cara duduk, berdiri, berbicara, semua itu harus dijaga untuk selalu tampak tidak tercela, karena sikap yang salah dapat menimbulkan persepsi yang negatif dari orang-orang luar atau dalam kantor.

 Jenis dan Sumber Data

1.      Jenis Data

      Ditinjau dari jenis perolehan data, maka data yang diperlukan dalam penulisan ini berasal dari :

a.       Data Primer.

Data Primer adalah data atau bahan-bahan yang dikumpulkan melalui pihak pertama yaitu pengamatan langsung ke lapangan dan hasil wawancara dengan sekretaris General Manager Pada LP3I Technology College.

b.      Data skunder.

Data skunder adalah data yang dikumpul dari pihak kedua. Data ini     diperoleh dari bagian personalia, bagian tatausaha dan buku-buku perpustakaan baik perpustakaan LP3I maupun perpustakaan Daerah mengenai kesekretarisan dan Internet.

2.   Sumber Data

      Sedangkan menurut sumber yang digunakan penulis, data dapat dibedakan sebagai berikut :

a.   Data Internal

Data Internal yaitu data yang berasal dari perusahaan, mengenai kegiatan perusahaan dan untuk kepentingan perusahaan itu sendiri.

b.   Data Eksternal

Data Eksternal yaitu data yang diperoleh penulis yang berasal dari luar perusahaan. 

Teknik Pengumpulan Data

Teknik Pengumpulan Data yang penulis lakukan adalah :

1.      Pengamatan (Observation)

                  Dengan cara mengamati langsung ke perusahaan untuk mencari dan memperoleh data yang jelas mengenai perusahaan yang penulis teliti, seperti mengamati tata cara dan hasil kerja sekretaris General Manager.

2.      Wawancara ( Interview)

                  Wawancara  adalah  metode   pengumpulan  data  secara  lisan  dengan melakukan wawancara langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan, untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, seperti wawancara dengan sekretaris General Manager.

3.      Kepustakaan (Library Research)

                  Penelitian ini berdasarkan data dan informasi kepustakaan, untuk memperoleh uraian teoritis yang berhubungan dengan topik yang akan penulis bahas.

Metode Analisis Data.

Metode penelitan data yang digunakan dalam penelitan ini adalah metode analisis data Deskriptif Kualitatif yaitu suatu teknik analisis dengan cara mengumpulkan, mengelompokkan, menganalisa, menjelaskan serta menyimpulkan hasil penelitian.