FORMASI KEARSIPAN

FORMASI KEARSIPAN

1. Agendaris

2. Arsiparis

3. Espeditur

4. Kurir

5. Pengganda

FUNGSI ARSIP

1. Sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan;

2. Sebagai alat pertanggungjawaban , baik tanggungjawab moral maupun finansial

3. Sebagai pusat ingatan

4. Sebagai alat pembuktian yang otentik;

5. Sebagai ukuran tertib tidaknya suatu organisasi

6. Sebagai bahan penelitian ilmiah

7. Sebagai pedoman kerja.

FUNGSI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DKI JAKARTA

1. Melaksanakan penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan Daerah.

2. Melaksanakan pembinaan koordinasi di bidang kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan 

    Pemerintah Daerah;

3. Melaksanakan penelitian dalam upaya pengembangan system dan pelayanan informasi Kearsipan Daerah;

4. Melaksanakan penilaian arsip inaktif dalam rangka penyusutan arsip;

5. Melaksanakan penilaian dan akuisisi arsip statis dalam rangka penyelamatan bahan pertanggungjawaban 

    Daerah;

6. Melaksanakan penggalian dan penelusuran arsip dan dokumen kedinasan, swasta dan perorangan yang 

    berhubungan dengan penyelenggaraan daerah serta perkembangan kota Jakarta;

7. Melaksanakan penyelenggaraan hubungan kerjasama bidang Kearsipan;

8. Melaksanakan pengelolaan dukungan teknis administratif.

GUNA ARSIP REKAM

1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa;

2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumentasi yang efektif;

3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling;

4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief)

HUKUM PIDANA

1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2. Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan senagaj memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
3.  Tindak pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.
4. INDEKS

Suatu tanda atau nama yang diberikan pada lembaran atau kelompok arsip sebagai tanda pengenal untuk memudahkan pencarian dan penemuannya.

INDEKS

Sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasikan melalui penunjukan suatu tanda pengenal.

INDEKS RELATIF

Daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun yang masalah dan kodenya disusun secara abjad.

INFORMASI

Informasi pada dasarnya adalah data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang kemudian dikirimkan kepada orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi. Informasi sebagai satu kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi merupakan suatu keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari pengumpulan data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan si penrima atau pengguna layanan informasi.

INVENTARISASI ARSIP

Suatu kegiatan pencatatan semua koleksi arsip yang memiliki atau disimpan, baik secara lembar per lembar atau secara berkelompok/berkas arsip.

JADWAL RETENSI ARSIP

Daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai penyusutan arsip.

JADWAL RETENSI

Jadwal retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut. Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu Panitia yang terdiri dari Pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah Kepegawaian.

Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai Jadwal Retensi Arsip yang untuk lingkungan organisasinya.

Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Tiap-tiap perubahan Jadwal Retensi Arsipharus menempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas.

1. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip.
2. Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.
3. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
4. Jadwal Retensi Arsip sebagaiman dimaksud ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
5. Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan atau Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
6. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah ditetapkan sesuai dengan ketentuan terlebih dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.

JARINGAN INFORMASI

Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara terpadu dan diolah secara professional.

JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM

Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm.

1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara.
2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau jurnal.
3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna atau hitam putih.
4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon/statie dan cabinet.
5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil.
6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan ukuran kecepatan (speed) tertentu.
7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi/suara akustik yang bernilai administrasi, hokum, sejarah dan ilmiah.
8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih.
9.  Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip/dokumen.

KEGIATAN KEARSIPAN

Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan kearsipan.

KEGIATAN PENATAAN

1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah sebagai berikut:

a. Penyiangan/penyortiran menurut materi dan keadaan fisik

b. Penyusutan/retensi

c. Restorasi

d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu berkas.

e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan dosir tuntas.

f. Inventarisasi isi berkas dan dosir 9contoh model pada lampiran III)

g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V)

h. Pengemasan dalam/folder dan box.

i. Pengkodean (codenering).

j. Penyimpanan berkas atau dosir.

2. Lembar arsip tulis inaktif pada map/folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral)

3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut:

a. Berkas menurut Satmikal;

b. Dosir menurut judul urusan.

KEGUNAAN ARSIP REKAM

1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu kejadian atau peristiwa;

2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumen yang efektif;

3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang;

4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan.

KERUGIAN AZAS SENTRALISASI

1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis
3. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan

KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI

Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.

KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI

1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh

2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan

3. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.

KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI

Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.

KERUGIAN MICRO FILM

1. Perawatan yang mahal

2. Adanya penambahan komponen lain

3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang

KLASIFIKASI

Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan kelompok masalah.

KODE ARSIP

Tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.

KOMPUTER

Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.

KURIR

Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.

LABEL

Petunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan lemari arsip).