PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN.
Dalam pengelolaan kearsipan yang baik dan benar disetiap Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD), setiap Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD) berkwajiban  mengembangkan kwantitas dan kwalitas sumber daya manusia kearsipan dan berkwajiban melakukan manajemen Kearsipan, sekaligus wajib menunjuk 1 (satu) Staf khusus sebagai staf pengelola Kearsipan.  Dan pengembangan sumber daya manusia meliputi :

1. Pengembangan sumber daya manusia  terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
2. Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
1. pengadaan arsiparis;
2. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
3. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis;
4. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan hukum, kewenangan, kompetensi, pendidikan dan pelatihan arsiparis diatur dengan peraturan pemerintah.

SOSIALISASI KEARSIPAN.

Sosialisasi tentang kearsipan wajib dilaksanakan secara bertahap dan  berkesinambungan oleh Lembaga kearsipan secara  berjenjang dari pusat sampai di daerah.

1. Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip.
2. Sosialisasi kearsipan dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media Komunikasi dan informasi.
3. Sosialisasi kearsipan ditujukan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
4. Lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Pengelolaan Arsip dinamis (Aktif dan Inaktif), wajib dilaksanakan oleh Satuan Kerja Pemerintah Daerah selaku  pencipta arsip secara baik dan benar sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dan Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan :andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan

1. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
1. Adapun upaya dalam pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a.    penciptaan arsip;

b.    penggunaan dan pemeliharaan arsip;

c.    penyusutan arsip.

3. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
4. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
5. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis memiliki kwajiban  menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.

1. Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
3. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
4. Untuk memenuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS.

1. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
2. Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
3. Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

PENYUSUTAN ARSIP.

Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

1. Penyusutan arsip  dilaksanakan oleh pencipta arsip.
2. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

PEMINDAHAN ARSIP.

Untuk jenis-jenis arsip yang sudah tergolong dalam arsip inaktif oleh Unit kerja pencipta arsip sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, maka unit pencipta arsip wajip melaksanakan :

1. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
2. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

PEMUSNAHAN ARSIP.

1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip
1. tidak memiliki nilai guna;
2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2. Pemusnahan arsip  wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
3. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
4. Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
5. Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur pemusnahan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

PENYERAHAN ARSIP.

1. Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI.
2. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
3. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.
4. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota.
5. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya.
6. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

ARSIP STATIS.

Arsip yang tergolong Arsip statis sesuai dengan perundangan yang berlaku adalah arsip yang:

1.     memiliki nilai guna kesejarahan;

2.    telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.

3.    Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.

KEWAJIBAN PENCIPTA ARSIP.

Beberapa kwajiban dibidang yang harus dan wajib  dilaksanakan oleh Satuan kerja sebagai berikut :

1. Pencipta arsip yang terkena kewajiban pengelolaan arsip dinamis.
2. Kewajiban pengelolaan arsip dinamis, berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.