Efektifitas Sekretaris

Efektifitas Sekretaris : Seorang sekretaris harus memahami pengertian efesiensi dan efektivitas, seorang sekretaris perlu menerapkannya dalam bekerja, sekretaris harus mampu bekerja secara efesien  untuk mencapai efektivitas.

Yatimah (2009:82), “Efektivitas kerja sekretaris  mengandung arti bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan hasil kerja yang maksimal. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti semakin tinggi efektivitasnya.

            Menuru Ariska (2005:48), menyatakan bahwa agar sekretaris dapat bekerja secara efesien untuk mencapai efektivitas dikantor, maka ia perlu :

1.      Mempelajari seluk beluk perusahaan

Sebelum  memulai  kegiatan  pelajari  visi dan  misi terlebih dahulu. Cari

tahu tentang perusahaan melalui buku yang di buat perusahaan ataupun pedoman kerja karyawan yang diterbitkan perusahaan. Hal ini di maksudkan agar memudahkan orientasi kerja sebagai karyawan baru.

2.      Mempelajari pekerjaan

Sekretaris harus menyusun skala prioritas kerja, dan tentukan tugas mana yang terpenting, lalu tugas ke dua, ketiga, da selanjutnya, buat check list bila perlu. Kemudian sekretaris harus memadukan rencana kerja dirinya dengan rencana kerja pimpinan. Catatlah kebiasaan-kebiasaan pimpinan dalam bekerja, hal-hal apa saja yang tidak disukainya disertai alasannya.

3.      Menjalankan rencana kerja yang fleksibel

Sekretaris  perlu  menyusun  rencana  kerja  sehari-harinya  dengan  baik, 

akan tetapi harus bersifat fleksibel, artinya ada kemungkinan terjadi perubahan terhadap rencana kerjanya.

4.      Mengelola pekerjaan kecil

Banyaknya pekerjaan kecil yang harus diselesaikan sekretaris. Agar dapat bekerja secara efesien, maka sekretaris harus memikirkan cara mengelolanya dengan baik. Sebaiknya sekretaris rajin membuat catatan apabila diperlukan.

Setiap sekretaris membutuhkan 4 (empat) buah buku untuk keperluan :

a.       Buku catatan telpon, sebaiknya disususn berdasarkan abjad yang berisi nama, nomor-nomor telepon, dan keterangan.

b.      Buku Blacknote, dipakai untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan. Buku ini harus selalu dibawa oleh sekretaris dan sedapat mungkin harus selalu berada didekatnya.

c.       Buku Dikte, untuk mencatat instruksi dari pimpinan.

d.      Buku Thing to do yang merupakan kalender perencanaan dan pelaksanaan kerja.

            Untuk mencegah lupa atau lalai, sekretaris harus membiasakan diri mencatat hal-hal kecil, jangan berdasarkan ingatan semata. Setiap hari usai jam kantor, buatlah perencanaan kerja untuk esok harinya.

            Salah satu tugas penting dari seorang sekretaris adalah mengatur pertemuan. Dalam menyelesaikan tugas ini sekretaris harus mampu melakukan pengambilan keputusan yang tepat dan adil. Dia dituntut untuk menentukan siapa yang berhakmenemui atasan, untuk apa,  dan kapan. Semuanya bukan hal yang sederhana karena terkait dengan efesien dan efektifitas atasannya dan melibatkan banyak pihak disamping atasannya. Pengambilan keputusan yang kelihatannya sangat sederhana ini justru melatih sekretaris untuk mengambil keputusan yang strategis.