Etika dan Etiket sebagai sekretaris.

Etika dan Etiket sebagai sekretaris.

Menurut Ariska, ( 2005 : 147 ), bahwa etika sekretaris yaitu, kebiasaan yang baik atau peraturan yang diterima dan ditaati sekretaris.

Seorang sekretaris sesuai dengan etika professional perlu memiliki sikap:

1. Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egois.
2. Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.
3. Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.
4. Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya.
5. Mau memaafkan kesalahan orang lain dan memaafkan kesalahan yang dibuatnya.
6. Menghindari diri atas perbuatan yang tercela.
7. Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan hal-hal yang dapat menyebabkan marah.
8. Sabar dan bijaksana dalam menghadapi persoalan dan mampu mrngatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.
9. Dapat menyesuaikan dengan segala situasi.
10. Memperhatikan kepentingan orang lain.
11. Mampu menciptakan suasana yang menyenangkan.

Etiket sekretaris yaitu, sekumpulan norma dan sikap dalam pergaulan antar manusia. Inti dari etiket sekretaris adalah, saling menghormati, budi bahasa yang baik, menjunjung tinggi aturan dan tata nilai yang menjamin keselarasan kerja sama untuk meningkatkan semangat dalam melaksanakan tugas.

               Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris mengenai etiket yaitu :

1.      Rajin bekerja.

2.      Menghindari pinjam-meminjam uang.

3.      Tidak mengulur-ulur waktu.

4.      Tidak perlu mengeluh.

5.      Memegang teguh rahasia perusahaan.

6.      Ramah-tamah

7.      Menghindari obrolan ditempat kerja.

8.      Menghindari pemakaian telepon untuk urusan pribadi

9.      Menghindari terlalu sering menerima tamu pribadi.

10.   Boros dalam pemakaian alat kantor, dll.

Tanggung jawab sekretaris                   

Menurut Nuraeni, (2008 : 28), bahwa tanggung jawab seorang sekretaris pada dasarnya yaitu :

1. Tanggung jawab individu.

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri sekretaris dapat terampil dengan performasi prima dalam pelaksanaan tanggung jawab individu yang merupakan tugas pokok sehari-hari.

2. Tanggung jawab dalam

Tanggung jawab dalam merupakan tanggung jawab sekretaris terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.

3. Tanggung jawab cabang perusahaan.

Tanggung jawab cabang perusahaan merupakan salah satu tanggung jawab yang mengharuskan seorang sekretaris meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkata daya saing. Perwujudannya melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informasi yang diselenggarakan untuk kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan, dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan.

Berkaitan dengan tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan, sekretaris harus membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang ditetapkan. Tanggung jawab ini berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan peranan sekretaris secara keseluruhan. Keberhasilan dan kesungguhan sekretaris melaksanakan tugas dan peranannya, secara langsung berpengaruh pada keberhasilan perusahaan atau pimpinan yang dibantunya. 

Sekretaris Profesional    

            Menurut Wursanto (2006 : 22), bahwa ada beberapa syarat yang harus di penuhi untuk dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris professional, syarat-syarat tersebut di bedakan menjadi dua macam yaitu :

1.      Syarat-syarat umum

Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan :

a.       Sikap kepribadian

            Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan :

1. Sifat-sifat mental, yaitu keemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif kreativitas serta kemampuan dalam menyesuaikan diri.
2. Kemampuan dalam berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti. Sekretaris professional harus membiasakan dan melatih diri untuk berbicara dengan baik, jelas dan terarah.
3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan perbendaharaan bahasa yang cukup. Jangan bersifat verbalisme, tahu dan dapat mengucapkan kata-kata yang tepat dalam berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Sering dijumpai adanya pegawai yang berbicara gugup. Perasaan gugup ini antara lain disebabkan oleh perasaan rendah diri, merasa ada sesuatu yang kurang pada dirinya, takut, malu, dan kurang menguasai persoalan yang dihadapi. Akan tetapi, kadang-kadang ada orang yang dianggap cakap, dalam arti menguasai persoalan, dalam berbicara pun sering tampak gugup.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Syarat kesehatan merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap calon pegawai atau pelamar. Dalam dunia bisnis, masalah kesehatan para pegawai memegang peranan penting terhadap produktivitas. Banyaknya pegawai yang sakit akan mempengaruhi produktivitas, baik kualitas maupun kuantitasnya.
6. 6)   Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapapun. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap yang berhubungan dengan pekerjaan adalah :

a)      Kebersihan pribadi

Kebersihan pribadi mencakup semua aspek dan unsure badaniah,  pakaian  dan   badan,  dari  kaki  (sepatu)  sampai  rambut.  Kebersihan

 mencerminkan kerapian pekerjaan.

b)   Kerapian pribadi

Lebih banyak dilihat dari tata cara berpakaian, kancing baju, baju yang tidak dimasukkan, pemakaian ikat pinggang.

c)   Kebersihan pakaian

Pakaian harus sesuai dengan pekerjaan. Jenis pakaian, potongan, ataupun warna hendaknya disesuaikan dengan sifat dan jenis pekerjaannya.

b.      Sikap dan Tingkah Laku

                  Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai  kantor, para pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor) yang berhubungan dengan pimpinan atau atasannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris juga berfungsi sebagai wakil pimpinan di saat berhubungan dengan para pejabat atau dengan kantor lain.

Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain :

1. Sopan dan ramah.

2. Dapat dipercaya.

3. Dapat bekerjasama.

4. Setia.

5. Cepat dan rajin.

6. Penuh perhatian.

7. Baik hati.

8. Bijaksana.

9. Penuh inisiatif.

10. Objektif.

c.       Kecakapan Pribadi

Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti diutarakan diatas, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain :

1. Resourceful : Panjang akal. Hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun dan bagaimanapun dibawah tekanan (under pressure) pihak manapun yang harus selalu dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.
2. Ambisi : Keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3. Inisiatif : Prakarsa. Jangan bekerja hanya Karena ada perintah dari atasan.
4. Kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesame pegawai dari tingak manapun.
6.  Loyalitas kepada perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

2.      Syarat-syarat Khusus

Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang secretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris yang professional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya. Kompetensi mencakup sikap, pengetahuan dan ketrampilan. Ada 10 (sepuluh) kompetensi ketrampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris professional, yaitu :

a.       Kemampuan dalam menangani telepon

b.      Kemampuan menangani tamu

c.       Kemampuan mengelola kas kecil

d.      Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor.

e.       Kemampuan menangani dikte

f.       Kemampuan mengatur pertemuan atau rapat

g.      Kemampuan mengatur perjalanan dinas.

h.      Kemampuan mengelola dokumen

i.        Kemampuan menangani laporan

j.        Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan