SISTEM KEARSIPAN POLA BARU

SISTEM KEARSIPAN POLA BARU 

1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas (Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994) 
2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976. 
3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan Gubernur nomor 4 tahun 1976 
4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984). 
5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya. 
6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 2989 tahun 1984) 

SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM) 

Sistem penataan arsip berdasarkan tempat/lokasi, daerah atai wilayah tertentu. 

SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN 

Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip. 

SURAT PENTING 

Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap (permanen) dan bernilai sejarah, hokum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang dapat menimbulkan akibat-akibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya. 

SURAT BIASA 

Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat tersebut terlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja. 

SURAT TERBUKA 

Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas kearsipan. 

SURAT TERTUTUP 

Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul) 

SURVEY ARSIP 

Kegiatan penelitian dan pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum dilakukannya pentaan pada arsip inaktif-statis yang penataannya sudah tidak berdasarkan penataan pada masa dinamisnya (arsip kacau). 

SYARAT PETUGAS KEARSIPAN 

1. Ketelitian 

2. Kecerdasan 

3. Kecermatan 

4. Kerapihan 

5. Tekun dalam melaksanakan tugas 

6. Tidak mudah bosan 

7. Mampu memegang/meyimpan rahasia 

8. Kesadaran dan tidak emosional 

9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan 

TANGGUNG JAWAB 

Arsip sesuai dengan Undang-undang yang berlaku menjadi wewenang dan tanggungjawab Pemerintah. Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip, sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya berdasarkan perundingan atau ganti rugi. 

TEXTUAL 

Arsip/Dokumen yang berupa naskah tulis/ketik/cetak. 

TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS 

Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan sekarang. 

TRANSFER 

Kegiatan memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran. 

TRANSLITERASI ARSIP 

Penyalinan arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain. 

TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA 

Penyalinan dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan. 

TUGAS CABANG TATA USAHA 

Membantu pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha. 

TUGAS INDUK TATA USAHA 

1. Membantu/melaksanakan tugas-tugas setiap unit Satminkal. 

2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha. 

UNIT KEARSIPAN 

Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip aktif juga sebagai pusat arsip inaktif. 

UNIT PENGOLAH 

Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan memanfaatkan arsip aktif. 

VISIBLE RECORD CABINET 

Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet. 

VERTICAL PLAN FILING SYSTEM 

Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang vertical (digantungkan). 

WAJIB SERAH ARSIP 

Satminkal/organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif/statis yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isi. 

WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA) 

Organisasi pernagkat DAErah atau Satminkal berkewajiban menyerahkan arsip/dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. 

- Arsip/dokumen yang diserahkan dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isinya yang berisi arsip/dokumen hasil penyusutan dengan berpedoman pada Daftar dan Jadwal Retensi. 

- Setiap penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda 

- Serah Terima diproses dalam Berita Acara. 

- Penyimpanan dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif/statis yang telah diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. 

WARKAT 

Kumpulan arsip berdasarkan kelompok masalah. 

WEWENANG ARSIP NASIONAL 

Arsip Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. 

WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS 

1. Sekretaris Daerah bertanggungjawab dalam bidang administrasi kearsipan Pemerintah propinsi DKI Jakarta 

2. Sekretaris Daerah bertugas mengawasi pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta. 

3. Pusat Administrasi Daerah bertugas mengkoordinasikan dan membina tehnis kearsipan Satminkal. 

4. Biro Umum bertindak selaku Pusminda 

5. Satuan Administrasi Pangkal bertugas: 

- Mengendalikan pengelolaan kearsipan 

- Menyimpan arsip inaktif 

- Memilah-milah arsip dalam rangka penyusutan