Tugas-Tugas Sekretaris.

Tugas-Tugas Sekretaris. - Menurut Ernawati ( 2005 : 14 ), tugas seorang sekretaris yaitu : 

1. Tugas Rutin

Tugas rutin adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus diselesaikan, sesuai dengan job description-nya.

Tugas rutin mencakup :

a. Membuka surat masuk untuk pimpinan.

b. Menyusun atau membuatkan surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi).

c. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.

d. Menerima telpon dan menelpon.

e. Mengerjakan Filling ( Berkas ).

f. Mengatur jadwal kegiatan ( agenda ) pimpinan.

g. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.

h. Menyiapkan pembuatan Laporan.

i. Mengelola kas kecil ( Petty Cash ).

Jadi setiap sekretaris harus mampu melaksanakan tugas-tugas rutin tanpa disuruh atau di instruksikan oleh pimpinanya.

2. Tugas insidental.

Tugas insidental adalah tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi ( tugas-tugas ) antara lain :

• Mempersiapkan rapat ( mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut).
• Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya.
• Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan.
• Mengurus masalah dengan baik.
• Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.
• Mengurus perjalanan dinas pimpinan ( mulai dari pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinanpada sampai catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas ).
• Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.

Agar dapat melaksanakan tugas insidental, sekretaris mulai melaksanakannya harus benar-benar memahami makna instruksi, jika kurang paham sebaiknya bertanya, tetapi jangan bertanya terlalu mendetail dan jangan menanyakan bagaimana cara melaksanakannya. 

3. Tugas Kreatif.

Tugas kreatif yaitu tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalkan menguntungkan perusahaan secara umum dan perusahaan secara khusus. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya.

Beberapa contoh tugas kreatif :

a. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan.

b. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan.

c. Membuat perencanaan kerja.

d. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan.

e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, Product knowledge, budaya perusahaan.

f. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar ataupun kursus-kursus maupun 

  pendidikan yang menunjang pekerjaan.

Menurut kutipan yang penulis bahwa tugas seorang sekretaris dapat di kelompokkan ke dalam 8 macam yaitu :

1. Tugas-tugas rutin

Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuka jadwal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus

Yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antar perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado atau cinderamata, menyusun perjalanan bisnis atau dinas pimpinan.

3. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Seperti membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya, mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi, menghadiri rapat-rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

4. Tugas Resepsionis

Yaitu tugas sebagai penerima tamu. Seperti menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, menyususn kerja sehari-hari pimpinan.

5. Tugas Keuangan

Yaitu tugas mengelola keuangan. Seperti menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank misalnya penyampaian penyimpanan uang di bank, mengurus kas kecil yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk  pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relative kecil.

6. Tugas Sosial

Yaitu tugas amal dan kemasyarakatan. Seperti mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan, menyumbang untuk amal dan bakti sosial.

7. Tugas Insidental

Yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu. Seperti menyiapkan agenda rapat, mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan, membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar , majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting

Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Seperti waktu dan tempat harus dipastikan, makan dan minum disediakan, sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis, waktu pertemuan hendaknya di atur bebas dari acara-acara lain, jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan, pilihlah hari yang tepat.

Fungsi sekretaris

Sekretaris di butuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial. 

Menurut Ariska, (2005 : 5 ), pada dasarnya fungsi sekretaris adalah :

1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan.

Fungsi membantu meringankan tugas pimpinan berarti sekretaris tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelepon atau mengetik, tetapi lebih dari itu. Sekretaris harus mampu diajak berfikir logis dan pandai berkomunikasi.

2. Menangani informasi untuk pimpinan

Fungsi menangani informasi untuk pimpinan berarti sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi. Untuk kepentingan itu maka seorang sekretaris harus rajin membaca majalah, koran, mendengar radio atau berita di TV untuk disampaikan kepada pimpinan.

3. Menjadi jembatan penghubung.

ungsi sebagai jembatan penghubung berarti sekretaris harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan.