Pengertian Pengawasan dan Motivasi Terhadap Karyawan

Pengawasan kerja merupakan proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan (Siagian, 2008:125).Pengawasan kerja adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.Pengawasan kerja adalah usaha sistematik untuk menentukan standar pelaksanaan dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk koreksi guna menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan (Handoko (2003:360). 

Dari definisi diatas dapat disimpulkan, bahwa Pengawasan adalah proses untuk menjaga agar kegiatan terarah menuju pencapaian tujuan seperti yang direncanakan dan bila ditemukan penyimpangan-penyimpangan diambil tindakan koreksi. 

Tipe-tipe Pengawasan Kerja 

Handoko (2003:361) berpendapat bahwa terdapat beberapa tipe pengawasan kerja, diantaranya adalah: 

1. Pengawasan Pendahuluan (Freed Forward Control) 

Bentuk pengawasan pra kerja ini dirancang untuk mengantipasi masalah-msalah atau penyimapngan dari standar atau tujuan dan memungkinkan korelasi dibuat sebelum tahap tertentu diselesaikan. Pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-maslah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. 

2. Pengawasan selama kegiatan berlangsung (Concurrent Control) 

Pengawasan yang dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Pengwasan ini merupakan suatu proses diaman aspek tertentu dari suatu prosedur disetujui terlebih dahulu sebelum kegiatan-kegiatan dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan Double Chek yang lebih menjamin ketetapan pelaksanaan suatu kegiatan. 

3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control) 

Bentuk pengawasan ini untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan, sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar yang telah ditentukan, dan penemuan-penmuan diterapakan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan stelah kejadian terjadi. 

Indiaktor Pengawasan Kerja 

Handoko (2003:362) menyatakan bahwa ada beberapa indikator dalam proses pengawasan kerja, diantaranya adalah” 

1. Penetapan standar 

2. Penentuan pengukuran/penilaian pekerjaan 

3. Pengukuran pelaksanaan pekerjaan 

4. Perbandingan pelaksanaan dengan standard dan analisis penyimpangan 

5. Perbaikan atas penyimpangan 

Penting Pengawasan Kerja 

Ada beberapa faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah (Handoko ,2003:366): 

1. Perubahan lingkungan organisasi 

2. Peningkatan kompleksitas organsasi 

3. Kesalahan-kesalahan 

4. Kebutuhan manajer utuk mendelegasikan wewenang. 

Prinsip-prinsip Pengawasan kerja 

MenurutSilalahi (2002 : 178) prinsip-prinsip pengawasan adalah: 

1. Pengawasan harus berlangsung terus menerus bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan. 
2. Pengawasan harus menemukan, menilai dan menganalisis data tentang pelaksanaan pekerjaan secara objektif. 
3. Pengawasan bukan semata-mata untuk mencari kesalahan tetapi juga mencari atau menemukan kelemahan dalam pelaksanaan pekerjaan. 
4. Pengawasan harus memberi bimbingan dan mengarahkan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam pencapaian tujuan.
5. Pengawasan tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan tetapi harus menciptakan efisiensi (hasil guna). 
6. Pengawasan harus fleksibel.
7. Pengawasan harus berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan (Plan and Objective Oriented).
8. Pengawasan dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis atau kegiatan-kegiatan yang sangat menentukan atau control by exception.
9. Pengawasan harus membawa dan mempermudah melakukan tindakan perbaikan (Corrective Action). 

Cara Pengawasan Kerja 

Agar pengawasan yang dilakukan seorang atasan efektif, maka haruslah terkumpul fakta-fakta di tangan pemimpin yang bersangkutan. Guna maksud pengawasan seperti ini, ada beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta menurut Manullang (2004 : 178-180) yaitu : 

1. Pengawasan Melalui Peninjauan Pribadi 

Peninjauan pribadi (personal inspection, personal observation) adalah  mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi. Sehingga dapat dilihat pelaksanaan pekerjaan. Cara pengawasan ini mengandung segi kelemahan,bila timbul syak wasangka dari bawahan. Cara seperti ini memberi kesan kepada bawahan bahwa mereka diamat-amati secara keras dan kuat sekali. Sebagai alasan karena dengan cara ini kontak langsung antara ata san dengan bawahan dapat dipererat. 

2. Pengawasan Melalui Laporan Lisan 

Dengan cara ini, pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan. Wawancara yang diberikan ditujukan kepada orang-orang atau segolongan orang tertentu yang dapat memberi gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak aktif, bawahan memberikan laporan lisan tentang hasil pekerjaannya dan atasan dapat menanyakannya lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan. 

3. Pengawasan Melalui Laporan Tertulis 

Laporan tertulis (written report) merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan atasannya kepadanya. Dengan laporan tertulis yang diberikan oleh bawahan, maka atasan dapat membaca apakah bawahan-bawahan tersebut melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya dengan penggunaan hak-hak atau kekuasaan yang didelegasikan kepadanya. 

4. Pengawasan Melalui Laporan Kepada Hal-hal yang Bersifat Khusus 

Pengawasan yang berdasarkan kekecualian atau control by exception adalah suatu sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa-peristiwa yang istimewa. 

Standar Pengawasan

Sebelum kegiatan pengawasan itu dilakukan perlu ditentukan standar atau ukuran pengawasan. Manullang (2004 : 186-187) menggolongkan jenis-jenis standar pengawasan ke dalam tiga golongan besar, yaitu :

1. Standar dalam Bentuk Fisik (physical standard), adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. Meliputi :

a. Kuantitas hasil produksi

b. Kualitas hasil produksi

c. waktu

2. Standar dalam Bentuk Uang, adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang, meliputi:

a. Standar biaya

b. Standar penghasilan

c. Standar investasi

3. Standar Intangible, adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai kegiatan bawahan diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang. Misalnya untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan.