SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBIK L

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBIK L

A. Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik 

Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannnya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas yaitu : (1) perencanaan (2) koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi (3) Komunikasi informasi (4) pengambilan keputusan (5) motivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi (6) pengendalian dan (7) penilaian kinerja 

Kegagalan dalam organiasai mencapai tujuan yang telah ditetapkan dapat terjadi karena adanya kelemahan atau kegagalan pada salah satu atau beberapa tahap dalam proses pengendalian manajenen. Sistem pengendalian sektor publik berfokus pada bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Sistem pengendalian manajmenen tersebut harus didukung dengan adanya perangkat lain berupa struktur organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen yang digunakan, MSDM dan lingkungan yang mendukung. 

Struktur organisasi harus sesuai dengan desain sistem pengendalian manajemen karena sistem pengendalian menajemen berfokus pada unit-unit organisasi sebagai pusat pertanggungjawaban. Pusat-pusat petanggungjawaban tersebut merupakan basis perencanaan pengendalian, penilaian kinerja. MSDM harus dilalakukan sejak proses seleksi dan rekruitmen, training, pengembangan dan promosi hingga pemberhentian karyawan. Faktor lingkungan meliputi kestabilan politik, ekonomi, sosial, keamanan dsb. Dimana semua unsur tsb harus dapat mendukung pelaksanaan strategi organisasi. 

B. Tipe Pengendalian Manajemen 

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan dalam 3 kelompok : 

1. Pengendalian preventif (preventive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan stretegik yang dijabarkan dalam bentuk program-program. 
2. Pengendalian operasional (operasional control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pelaksanaan pengawasan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran ini menghubungkan perencanaan dan pengendalian 
3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan. 

C. Struktur Pengendalian Manajemen 

Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur pengendalian yang baik . Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk pusat pertanggungjawaban (responsibility centers). Pusaat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertangungjawab terhadap aktivitas pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Suatu organisasi merupakan kumpulan dari suatu pusat pertanggungjawaban. Tujuan dibuatnya pusat pertanggungjawaban tersebut adalah: 

1. Sebagai basis perencanaan, pengendalian dan penilaian kinerja manajer dan unit organisai yang dipimpinnya 
2. Untuk meudahklan mencapai tujuan organisasi 
3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence 
4. Mendelegasikan wewenang dan tugas ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat 
5. Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan 
6. Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien 
7. Sebagai alat pengendali anggaran 

Tugas manajer pusat pertanggungjawaban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal antara suberdaya input yang digunakan dan output yang dihasilkan dikaitkan sdentgan target kinerja. Input diukur dengan jumlah sumberdaya yang digunakan sedangkan output diukur dengan jumlah produk atau output yang dihasilkan. 

Pusat-Pusat Pertanggungjawaban 

Pada dasarnya terdapat 4 pusat pertanggungjawaban yaitu : 

· Pusat biaya (expense center) 

Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. Suatu unit organisasi disebut sebagai pusat biaya apabila ukuran kinerja dinilai berdasarkan biaya yang telah digunakan (bulan nilai output yang dihasilkan). Pusat biaya banyak dijumpai pada sektor publik karena output yang dihasilkan seringkali ada akan tetapi tidak dapat diukur atau hanya dapat diukur secara fisik tidak dalam nilai rupiahnya. Contoh pusat biaya adalah dep. produksi, Dinas Sosial dan DPU 

· Pusat pendapatan (revenue center) 

Pusat pendapatan adalah pusat petanggungjawaban yang prestasi manjernya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Contahnya Dinas Pendapatan Daerah dan dep. pemanasaran 

· Pusat laba ( profit center) 

Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang menandingkan input (expenses) dan output ( revenue) dalam satuan moneter. Kinerja manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan. Contah : BUMD dan BUMN, obyek pariwisata milik PEMDA, bandara dan pelabuhan. 

· Pusat incestasi (investment center) 

Pusat investasi adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Contah : Dep Riset dan Pengembangan dan Balitbang 

Suatu organisasi besar seperti pemerintah daerah dapat dianggap sebagai suatu pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban yang besar tersebut dapat dipeca-pecah lagi menjadi pusat pertanggungjawaban yang lebih kecil hingga pada level pelayanan atau program, misalnya dinas-dinas atau subdinas-subdinas. Pusat pertanggungjawan tersebut selanjutnya menjadi dasar untuk perencanaan dan pengendalain anggaran serta penilaian kinerja pada unit ybs. Manajer pusat pertanggungjawaban sebagai budget holder memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan anggaran. Pusat pertanggung jawaban memperoleh sumberdaya input berupa tenaga kerja, material dsbnya yang dengan input tsb diharapkan dapat menghasilkan output dalam bentuk barang atau pelayanan pada kualitas dan kuantitas tertentu. Anggaran mencerminkan nilai rupiah dari input yang dialokasikan ke pusat-pusat pertanggungjawaban dan output yang diharapkan atau level aktivitas yang dihasilkan. Pengendalian anggran meliputi pengukuran terhadap output dan belanja riil yang dilakukan dibandingkan dengan anggaran. Adanya perbedaan antara hasil yang dicapai dan jumlah anggaran kemudaian dianalisis untuk diketahui penyebabnya dan dicari siapa yang bertanggungjawab atas terjadinya perbedaan tersebut, sehiungga dapat segera dilakukan tindakan korektif. Tindakan tsb biasa dilakukan pada perusahaan-perusahaan swasta. Pada organisasi publik, mekanisme tsb perlu dilakukan sebagai salah satu cara pengendalian anggaran. 

Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan kata lain tiap-tiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu dan penggabungan proram-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tsb seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang leih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai. 

Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai berlanja (pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirim ke setiap level manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendalian anggaran berjalan dengan baik maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan harus up to date (terbaru) dan biaya yang dikendalikan secara langsung (controllable) dengan biaya-biaya yang tidak dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban. 

Pusat pertanggungjawaban berfunmgsi sebagai pengemban budget holder, maka proses penyiapan dan pengendalian anggaran harus menjadi fokus perhatian manajer pusat pertanggungjawaban. Keberadaan depatemen anggaran dan komite anggaran pada pusat pertanggungjawaban sangat perlu untuk membentu terciptanya anggaran yang efektif. 

Informasi yang terkait dengan sistem pengendalian anggaran biasanya banyak diketahui oleh bagian departemen anggaran. Depatemen anggaran memiliki fungsi sebagai berikut : 

1. Menetapkan prosedur dan formulir untuk persiapan anggran 
2. Mengkoordinasi dan membuat asumsi sebagai dasar anggaran (misal: asumsi tingkat inflasi, nilai tukar, harga migas) 
3. Membantu mengkomunikasdikan anggaran ke seluruh bagian dalam organisasi 
4. Menganalisis anggaran yang diajukan dan membuat rekomendasi kepada budgeter dan manajer pusat pertanggungjawaban 
5. Menganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan, menginterprestasikan hasil dan menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer pusat pertanggungjawaban 
6. Menyiapkan revisi anggaran jika diperlukan.