Pengertian Komunikasi Internal

1.Definisi Komunikasi Internal

Kata “komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya “communis” adalah “communico” yang artinya berbagi (Vardiansyah, 2004). Cangara (2010) menyatakan komunikasi adalah suatu transaksi, dimana terjadi sebuah proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan, (1) membangun hubungan antar sesama manusia, (2) melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu.

Beberapa para ahli mengkonsepkan komunikasi internal sebagai fungsi komunikasi yang secara khusus dirancang oleh perusahaan untuk membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan terkait pencapaian tujuan perusahaan. (Woodruffe, 1995; Doorley & Garcia, 2007; Thereof, Welch & Jackson, 2007). Bovee dan Thill (2000) mengatakan bahwa komunikasi ineternal merupakan pertukaran informasi dan ide- ide dalam sebuah organsisasi.

Argenti (2003) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah menciptakan suasana hormat untuk semua karyawan yang berada dalam kelompok. Pengelolaan komunikasi datang langsung dari salah satu manajer kedepan, dan dari supervisor untuk karyawan tetapi ketika perusahaan tumbuh lebih besar dan lebih kompleks, pengelolaan komunikasi sulit ditangani, sehingga diperlukan sebuah komunikasi internal. Effendy (2004) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).

Komunikasi iternal baru-baru ini dikaitkan dengan mencapai efektifitas dalam proses komunikasi kerja dan membawa harmoni di organisasi. Salah satu tugas komunikasi internal adalah semua karyawan organisasi menerima informasi yang benar penting untuk pekerjaan mereka pada waktu yang tepat (Rahajeng, 2012). Van Riel & Fombrun (2008) menagatakan komunikasi internal merupakan kunci sebuah organisasi dalam membangun organizational identification, sebuah kondisi dimana karyawan merasa bangga untuk bekerja, memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of belonging) kepada perusahaan yang diwujudkan dengan dedikasi secara pribadi dalam kinerja.

Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh beberapa tokoh di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi internal merupakan pertukaran informasi secara timbal balik yang terjadi antara atasan dengan bawahan, bawahan keatasan dan sesama anggota dalam tim guna untuk membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan perusahaan.

2. Dimensi Komunikasi Internal

Effendy (2005) menyatakan bahwa komunikasi internal terbagi dalam dua dimensi, yaitu :

a. Komunikasi Vertikal

Komunikasi secara timbal balik dari atas (pimpinan) ke bawah (karyawan) disebut Downward Communication, dan komunikasi dari bawah (karyawan) ke atas (pimpinan atau manajer) disebut Upward Communication. Dalam proses komunikasi vertikal secara Downward Communication tersebut pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan, teguran, dan lain-lain pada bawahan. Dalam proses komunikasi vertikal secara Upward Communication tersebut bawahan memberikan laporan, gagasan, usul atau saran kepada pimpinan. Komunikasi dua arah secara timbal balik dalam organisasi sangat penting sekali. Pimpinan harus mengetahui laporan, tanggapan, gagasan, saran dari bawahan sebagai petunjuk efektif tidaknya atau effisien tidaknya kebijakan yang telah dilakukan. Oleh karena itu jika komunikasi hanya satu arah saja dari pimpinan ke bawahan maka proses manajemen dalam organisasi besar kemungkinan tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan, atau juga dapat dilakukan secara berjenjang melalui kepala biro, bagian, sub bagian, seksi, dan sub seksi.

b. Komunikasi Horizontal

Komunikasi secara mendatar diantara karyawan dalam suatu unit atau antara anggota staf dengan anggota staf lainnya. Kalau dalam komunikasi vertikal lebih bersifat formal, maka dalam komunikasi horizontal seringkali berlangsung dalam suasana tidak formal. Sering tampak dilakukan dalam waktu istirahat, sedang dalam perjalanan pulang, atau waktu rekreasi. Yang dibicarakan lebih banyak hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan. Gravenis mengenai kebijakan pimpinan sering muncul dalam komunikasi horizontal, kadang tidak mempunyai dasar sama sekali.

3. Tujuan Komunikasi Internal

Ruslan (1999) mengatakan bahwa tujuan dari komunikasi internal adalah:

• Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan
• Untuk menghilangkan kesalahpahaman/hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan karyawannya.
• Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijakan, peraturan dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi.
• Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).

4. Manfaat Komunikasi Internal

Suranto (2003) menyatakan bahwa komunikasi internal sangat penting, karena:

• Komunikasi internal merupakan sebuah forum strategis bagi manajemen dalam menyampaikan kebijaksanaan organisasi. Apabila komunikasi internal tidak dilaksanakan maka mudah sekali terjadi kesalahpahaman serta terbentuk desas-desus yang tidak benar. Individu akan membuat asumsi sendiri, bahkan mendengar informasi yang tidak benar dari sumber luar.
• Melalui komunikasi internal, individu memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggungjawabnya.
• Komunikasi dengan karyawan merupakan langkah awal dari membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar. Terdapat kecenderungan bahwa masyarakat sekitar lebih percaya kepada karyawan dari manajemen.
• Komunikasi internal yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan kinerja seseorang. Apabila motivasi dan kinerja karyawan meningkat maka pada giliran berikutnya akan diikuti pula dengan meningkatnya produktivitas.
• Komunikasi internal menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dan mananjemen. Oleh karena itu perlu ditingkatkan komunikasi dua arah yang mampu menghubungkan antara manajemen dengan karyawan. Perlu dikondisikan agar karyawan tidak merasa takut untuk menyampaikan pendapat kepada manajemen.

5. Dampak dari Komunikasi Internal

Levi (2001) menyatakan bahwa suatu pondasi komunikasi yang sukses terdiri dari pengirim, penerima, dan pesan atau informasi tetapi hal ini juga dapat membuat kesalahpahaman. Pihak pengirim bisa gagal untuk mengirimkan pesan atau tidak benar untuk mengirimkan pesan yang bermanfaat. Pihak penerima bisa mengubah atau salah mengartikan pesan tersebut. Pesan dapat menjadi tidak akurat atau berubah.

Panuju & Redi (2001) menyatakan bahwa komunikasi dalam tim sering terjadi kesalahan hal ini biasa terjadi karena adanya ketidakmengertian (misunderstanding) yang merupakan sumber disintergrasi dan konflik. Hal ini juga dapat memicu atau memunculkan rangsangan (stimulus) yang dapat membangkitkan suatu prasangka (prejudice). Berbagai aksi unjuk rasa yang dilakukan oleh karyawan terjadi bukan hanya karena ketidakpuasan terhadap pendapatan dan reward saja, melainkan karena ketidakmengertian mereka terhadap eksistensi organisasinya.

Sedangkan Shaw (2005) mengatakan bahwa dampak dari komunikasi internal terjadi karena adanya konflik didalam tim yang diakibatkan karena adanya perbedaan interpretasi. Misalkan, salah satu anggota tim melihat sebuah brand sebagai faktor utama dalam langkah awal (emosional/komitmen intelektual), anggota tim yang lain melihat pemberian layanan merupakan faktor utama, ada juga anggota lain melihat target produksi adalah langkah awal. Sehingga pesan dan tujuan dari tim yang akan dikomunikasikan/disampaikan kepada organisasi akan berbeda-beda. Karena pesan yang disampaikan berbeda-beda, maka proses yang diinginkan dalam keterlibatan secara emosional atau fisik tidak didapatkan oleh individu, karena tim tersebut tidak memiliki persepsi yang sama.