Makalah Struktur dan Desain Organisasi

Pengertian struktur dan desain organisasi

a. Struktur Organisasi

• Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.
• Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
• Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
• Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.

b. Desain Organisasi

Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Empat Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi

a. Keputusan Manajerial

Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran.

4 Keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :

1. Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan, seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada ketidakefisienan.

Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.

2. Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.

3. Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).

Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan (Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam suatu kapal pesiar.
3. Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan konsumen akhir.
4. Peralatan dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen pemotongan, perakitan dan pembungkusan.
5. Urutan angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor 5001-9999 dalam Departemen lain.

Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebut mixed departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.

Departementasi fungsional. Pendekatan fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga kelangsungan hidupnya.

Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.

Departementasi produk. Dengan berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.

Departementasi wilayah. Bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.

Tipe organisasi divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya antara lain: kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.

4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.

b. Tiga Dimensi Struktur Organisasi

1. Kompleksitas

Kompleksitas adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. , mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

3 Bentuk Diferensiasi :  

Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut. 

Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya. 

Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak. 

2. Formalisasi  

Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi. Formalisasi akan diukur dengan menentukan apakah organisasi tersebut mempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian pekerjaan untuk melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.

3. Sentralisasi Vs Desentralisasi  

Sentralisasi, merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal. 

Hambatan sentralisasi :

• Hanya memperhatikan struktur formal.
• Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
• Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
• Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.

Keuntungan desentralisasi : 

• Setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi 
• —Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
• Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
• Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan. 
• Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.

Keuntungan sentralisasi : 

• Keputusan komprehensif yang akan diambil.
• Penghematan dan lebih efektif 

Alternatif Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi. 

Keputusan lebih banyak dilakukan pada level organisasi lebih bawah. Kondisi seperti ini disebut sebagai desentralisasi pengambilan keputusan. Perubahan ini dimaksudkan agar terjadi efisiensi manajerial dan meningkatkan kepuasan para karyawan. Dengan desentralisasi dengan demikian memberi kesempatan karyawan level bawah ikut bertanggung jawab terhadap tindakan yang dilakukannya. Hanya saja tidak selamanya desentralisasi pengambilan keputusan itu dikehendaki semua karyawan. Ada sebagian unit organisasi dan karyawan yang bekerja di dalamnya merasa puas dengan desentralisasi karena mereka bisa berinovasi tanpa adanya hambatan dari level organisasi atas. Situasi ini misalnya cocok untuk unit organisasi R & D, akan tetapi sebagian karyawan yang lain justru tidak tertarik untuk terlibat dalam pengambilan keputusan karena rutinitas pekerjaan sehari-hari seperti karyawan yang melakukan pekerjaan produksi. Penjelasan ini menegaskan bahwa desentralisasi tidak selalu cocok untuk semua unit organisasi.

Kapan desentralisasi dianggap lebih menguntungkan dan kapan dianggap merugikan dapat diringkas seperti tampak pada Tabel berikut ini.

Tabel Keuntungan Desentralisasi 

 

Desentralisasi Rendah (Sentralisasi Tinggi)	Desentralisasi Tinggi (Sentralisasi Rendah)
1.      Mengeliminasi tambahan tanggung jawab yang tidak dikehendaki oleh orang yang melakukan pekerjaan rutin. 2.      Memungkinkan keputusan yang krusial dibuat oleh mereka yang mempunyai pandangan luas (big picture).	1.      Dapat mengurangi level manajemen dan membuat organisasi menjadi semakin ramping. 2.      Memberi kesempatan kepada karyawan yang berhadapan langsung dengan masalah membuat keputusan sendiri.

Dimensi Struktur

Tinjauan mengenai struktur organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga parameter yang telah di jelaskan di atas. Sebagian besar telah di bahas pada bagian dua yaitu kompleksitas, formalitas, dan sentralitas.

- Berbagai Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi

Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

1. Wewenang. Arti wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. 
2. Kekuasaan. Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah untuk melakukan hal tersebut.
3. Tanggung jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan akuntabilitas terjadi.
5. Komunikasi dalam Organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui tingkatan Organisasi.
6. Hubungan Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan Deskripsi wewenang dalam Organisasi.
7. Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering disebut dengan istilah-istilah span of supervision, span of authority, span of management dan span of attention. 
8. Sentrailisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9. Rantai wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus diintegrasikan. 
10. Kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi. 
11. Ukuran, yaitu jumlah anggota dalam organisasi
12. Komponen administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang menjalankan tanggung jawab administratif.
13. Spesialisasi, yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
14. Standarisasi, yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau aktivitas yang bersifat berulang atau regular.
15. Formalisasi, yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara tertulis.
16. Sentralisasi, Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
17. Kompleksitas, jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.
18. Integrasi, kualitas kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasi unit unit.
19. Diferensiasi, jumlah fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan emosional antara pada manager dari departeman yang berbeda.

Model Desain Organisasi

Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu­san dan besaran satuan kerja.

1. Desain Organisasi Mekanistik. 

Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan. 

Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi. 

Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat. 

Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental. 

Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif. 

Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok. 

Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan. 

2. Desain Organisasi Orgranik. 

• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan. 
• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi. 
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping. 
• Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental. 
• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok. 
• Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis. 
• Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri. 

Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik, melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub unit di dalamnya.

Desain struktur subunit di desain sesuai dengan kontinum mekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yang lebih lambat, ketidakpastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai dengan desain mekanistik.

Desain teknik integratif teknik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.

3.Organisasi birokratik

Organisasi birokratik memiliki banyak kemiripan dengan organisasi mekanik. Dimensi kompleksitas dan formalisasinya sama sama tinggi, namun pembedanya pada sentralsasi yang rendah.

Desain Struktural Modern 

Berikut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model struktural lebih baru yang telah dirancang dan diimplemantasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut.

Organisasi Proyek

Organisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan pengembangan dan koordinasi. Sebagai contoh, proyek pengembangan produk baru, proyek perluasan bangunan pabrik, survei pasar dan sebagainya. Struktur proyek diciptakan bila manajemen mamutuskan untuk memusatkan sejumlah besar kekuatan dan sumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu pada pencapaian suatu tujuan proyek khusus. Seorang manajer proyek mempunai wewenang lini untuk memimpim para anggota tim selama jangka waktu proyek. Setelah proyek selesai, tim dibubarkan,dan para anggota tim kembali ke departemen-Departemen fungsional asalnya. 

Berbagai Tipe Struktur Proyek

Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya terdiri dari manajer proyek. Yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya. Tipe kedua adalah organisasi proyek staf. Dengan tipe sturktur ini, manajer proyek mempunyai staf pendukung yang disediakan bagi kegiatan-kegiatan poyek. Tetapi tugas-tugas fungsional pokok organisasi dilaksanakan oleh departemen-departemen lini tradisional. Variasi ketiga adalah organisasi proyek Intermix dimana didalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadnya. Tipe keempat disebut organisasi proyek agregat.

Organisasi Matriks

Bila struktur proyek dilampiaskan diatas struktur fungsional , hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matriks organization) dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek, plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan. Jadi, Organisasi matriks adalah organisasi proyek plus organisasi fungsional dan bukan hanya variasi dari organisasi proyek. Hamparan proyek memberikan dimensi horizontal (lateral) pada orientasi vertikal tradisional dalam sturktur fungsional. Bentuk organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat apabila : 

1. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.

2. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.

3. Banyak keterampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.

4. Kegiata-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.

Organisasi Bentuk Bebas

Tipe organsasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matrisk adalah struktur organisasi modern bentuk bebas, kadang-kadang disebut Naturalistik atau organik. Tipe-tipe bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola Desentralisasi. Disamping itu, ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini. Pertama, organisasi bentuk bebas mengggunakan secara ekstensif sistem informasi yang dikomputerisasikan, terutama untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organsasional. Kedua, organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.

Faktor Penting dalam Mendesain Organisasi

Meskipun banyak hal bisa mempengaruhi pilihan struktur yang tepat bagi suatu organisasi, lima faktor berikut adalah yang paling umum: ukuran, siklus hidup, strategi, lingkungan, dan teknologi. 

Organisasi ukuran 

Sebuah organisasi yang lebih besar menjadi, struktur yang lebih rumit. Ketika sebuah organisasi kecil - seperti toko ritel tunggal, sebuah perusahaan konsultan dua orang, atau restoran - strukturnya dapat sederhana. 

Pada kenyataannya, jika organisasi sangat kecil, bahkan mungkin tidak memiliki struktur formal. Alih-alih mengikuti bagan organisasi atau fungsi pekerjaan tertentu, individu hanya melakukan tugas-tugas berdasarkan mereka suka, tidak suka, kemampuan, dan / atau membutuhkan. Aturan dan pedoman tidak lazim dan mungkin ada hanya untuk memberikan parameter di mana anggota organisasi dapat membuat keputusan. Organisasi kecil sangat sering sistem organik. 

Sebagai sebuah organisasi tumbuh, bagaimanapun, menjadi semakin sulit untuk mengelola tanpa lebih tugas kerja formal dan beberapa pendelegasian wewenang. Oleh karena itu, organisasi besar mengembangkan struktur formal. Tugas yang sangat khusus, dan aturan rinci dan mendikte pedoman prosedur kerja. Komunikasi interorganisasional mengalir terutama dari atasan kepada bawahan, dan hubungan hirarkis menjadi dasar untuk kewenangan, tanggung jawab, dan pengendalian. Jenis struktur yang berkembang akan menjadi salah satu yang menyediakan organisasi dengan kemampuan untuk beroperasi secara efektif. Itulah salah satu alasan organisasi yang lebih besar sering mekanistik-mekanistik sistem biasanya dirancang untuk memaksimalkan spesialisasi dan meningkatkan efisiensi. 

Organisasi siklus hidup 

Organisasi, seperti manusia, cenderung untuk kemajuan melalui tahapan dikenal sebagai siklus hidup. Seperti halnya manusia, sebagian besar organisasi melalui empat tahap berikut: kelahiran, pemuda, setengah baya, dan kematangan. Setiap tahap memiliki karakteristik yang memiliki implikasi untuk struktur perusahaan. 

Lahir: Dalam keadaan lahir, perusahaan baru saja mulai. Sebuah organisasi dalam tahap lahir belum memiliki struktur formal. Dalam organisasi muda, tidak ada delegasi banyak otoritas. Pendiri biasanya "menyebut tembakan." 

Pemuda: Pada tahap ini, organisasi ini berusaha untuk tumbuh. Penekanan dalam tahap ini adalah untuk menjadi lebih besar. Perusahaan ini menggeser perhatian dari keinginan pendiri dengan keinginan pelanggan. Organisasi ini menjadi lebih organik dalam struktur selama fase ini. Hal ini selama fase ini bahwa struktur formal dirancang, dan beberapa pendelegasian wewenang terjadi. 

Setengah baya: Fase ini terjadi ketika organisasi telah mencapai tingkat keberhasilan yang tinggi. Sebuah organisasi di usia pertengahan lebih besar, dengan struktur lebih kompleks dan semakin formal. Tingkat lebih muncul dalam rantai komando, dan pendiri mungkin memiliki kesulitan yang tersisa di kontrol. Sebagai organisasi menjadi lebih tua, mungkin juga menjadi lebih mekanistik dalam struktur. 

Jatuh Tempo: Setelah perusahaan telah mencapai tahap kedewasaan, ia cenderung menjadi kurang inovatif, kurang tertarik dalam memperluas, dan lebih tertarik dalam mempertahankan dirinya dalam lingkungan, stabil aman. Penekanannya adalah pada peningkatan efisiensi dan profitabilitas. Namun, dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, perusahaan sering cenderung menjadi kurang inovatif. Produk basi menyebabkan penurunan penjualan dan keuntungan berkurang. Organisasi di tahap ini secara perlahan sekarat. Namun, kedewasaan bukan merupakan tahap yang tak terelakkan. Perusahaan mengalami penurunan kematangan dapat melembagakan perubahan yang diperlukan untuk merevitalisasi. 

Meskipun organisasi dapat dilanjutkan secara berurutan melalui semua empat tahap, tidak harus. Suatu organisasi dapat melewati sebuah fase, atau mungkin siklus kembali ke tahap sebelumnya. Sebuah organisasi bahkan mencoba untuk mengubah posisinya dalam siklus hidup dengan mengubah strukturnya. 

Sebagai konsep siklus hidup menyiratkan, ada hubungan antara ukuran organisasi dan usia. Dengan bertambahnya usia organisasi, mereka cenderung menjadi lebih besar, dengan demikian, perubahan struktural perusahaan mengalami karena mendapat lebih besar dan perubahan itu mengalami karena berlangsung melalui siklus hidup sejajar. Oleh karena itu, semakin tua organisasi dan semakin besar organisasi, semakin besar kebutuhan untuk struktur yang lebih, lebih spesialisasi tugas, dan aturan lebih. Akibatnya, organisasi yang lebih tua dan lebih besar menjadi, semakin besar kemungkinan bahwa itu akan bergerak dari struktur organik ke struktur mekanistik. 

Strategi 

Bagaimana organisasi akan memposisikan diri di pasar dalam hal produk dianggap strateginya. Sebuah perusahaan mungkin memutuskan untuk menjadi selalu yang pertama di pasar dengan produk terbaru dan terbaik (strategi diferensiasi), atau mungkin memutuskan bahwa itu akan menghasilkan produk yang sudah di pasar lebih efisien dan lebih efektif biaya (cost-leadership strategy). Masing-masing strategi memerlukan struktur yang membantu organisasi mencapai tujuannya. Dengan kata lain, struktur harus sesuai strategi. 

Perusahaan yang ingin menjadi yang pertama di pasar dengan produk terbaru dan terbaik mungkin adalah organik, karena struktur organik memungkinkan organisasi untuk merespon dengan cepat perubahan. Perusahaan yang memilih untuk memproduksi produk yang sama lebih efisien dan efektif mungkin akan mekanistik. 

Lingkungan 

Lingkungan adalah dunia di mana organisasi beroperasi, dan termasuk kondisi yang mempengaruhi organisasi seperti ekonomi, sosial budaya, kondisi lingkungan hukum-politik, teknologi, dan alami. Lingkungan sering digambarkan sebagai stabil atau dinamis. 

Dalam lingkungan yang stabil, keinginan pelanggan dipahami dengan baik dan mungkin akan tetap konsisten untuk waktu yang relatif lama. Contoh organisasi yang menghadapi lingkungan yang relatif stabil meliputi produsen barang-barang pokok seperti deterjen, bahan pembersih, dan produk kertas. 

Dalam lingkungan yang dinamis, keinginan pelanggan yang terus berubah-kebalikan dari lingkungan yang stabil. Kondisi ini sering dianggap sebagai bergolak. Selain itu, teknologi yang perusahaan menggunakan sementara di lingkungan ini mungkin perlu terus ditingkatkan dan diperbarui. Contoh dari fungsi industri dalam lingkungan yang dinamis adalah elektronik. Perubahan teknologi menciptakan tekanan kompetitif untuk semua industri elektronik, karena seperti perubahan teknologi, begitu juga keinginan konsumen. 

Secara umum, organisasi yang beroperasi di lingkungan eksternal stabil menemukan struktur mekanistik menjadi menguntungkan. Sistem ini memberikan tingkat efisiensi yang meningkatkan jangka panjang kinerja organisasi yang menikmati lingkungan operasi relatif stabil. Sebaliknya, organisasi yang beroperasi di lingkungan yang stabil dan sering berubah lebih mungkin untuk menemukan bahwa struktur organik memberikan manfaat terbesar. Struktur ini memungkinkan organisasi untuk merespon lingkungan berubah lebih proaktif. 

Teknologi 

Kemajuan teknologi adalah penyebab paling sering perubahan dalam organisasi karena mereka umumnya menghasilkan efisiensi yang lebih besar dan biaya yang lebih rendah bagi perusahaan. Teknologi adalah cara tugas tersebut dicapai dengan menggunakan peralatan, perlengkapan, teknik, dan pengetahuan manusia. 

Pada awal 1960-an, Joan Woodward menemukan bahwa kombinasi yang tepat dari struktur dan teknologi yang penting bagi keberhasilan organisasi. Dia melakukan studi teknologi dan struktur di lebih dari 100 perusahaan manufaktur Inggris, yang ia diklasifikasikan ke dalam tiga kategori inti-manufaktur teknologi: 

Kecil-batch produksi digunakan untuk memproduksi berbagai adat, dibuat-to-order barang. Setiap item dibuat agak berbeda untuk memenuhi spesifikasi pelanggan. Sebuah toko cetak adalah contoh dari sebuah bisnis yang menggunakan kecil batch produksi. 

Produksi massal digunakan untuk membuat sejumlah besar barang yang seragam dalam sistem perakitan. Pekerja sangat tergantung pada satu sama lain, sebagai produk berpindah dari panggung ke panggung sampai selesai. Peralatan mungkin canggih, dan pekerja sering mengikuti petunjuk rinci ketika melakukan pekerjaan yang disederhanakan. Sebuah perusahaan yang botol soda pop adalah contoh dari sebuah organisasi yang memanfaatkan produksi massal. 

Organisasi yang menggunakan terus-proses produksi menciptakan barang dengan terus memberi makan bahan baku, seperti cair, padat, dan gas, melalui sistem sangat otomatis. Sistem seperti ini peralatan intensif, tetapi sering dapat dioperasikan oleh tenaga kerja yang relatif kecil. Contoh klasik yang otomatis pabrik kimia dan kilang minyak. 

Woodward menemukan bahwa kecil-batch dan proses kontinyu memiliki struktur yang lebih fleksibel, dan massa-produksi terbaik operasi adalah struktur yang lebih kaku. 

Sekali lagi, desain organisasi tergantung pada jenis usaha. Proses kecil-batch dan kontinyu bekerja dengan baik dalam struktur organik dan massa operasi produksi bekerja terbaik dalam struktur mekanistik.